Pourquoi on a construit notre propre CRM (et pourquoi vous ne devriez probablement pas)

Traduction assistée par IA. Le contenu original a été rédigé en anglais.

Notre formulaire de contact fonctionnait bien. Quelqu\'un le remplit, on recoit un courriel, on repond. Simple. Le probleme, c\'est ce qui arrive apres que ce courriel atterrit.

Notre pipeline de ventes a commence comme un fichier texte dans un depot git. Cinq prospects, un tableau, quelques notes. Ca marchait jusqu\'a ce que ca ne marche plus. Y\'a pas de « rappelle-moi de visiter cette personne mardi » dans un tableau texte. Pas de « combien de prospects ce mois-ci ». Aucune facon de savoir si un courriel s\'est fait enterrer.

Le vrai probleme, c\'etait pas les outils

On croulait pas sous les prospects. Cinq contacts potentiels, environ 11 000 $ en travail possible, tous des commerces locaux a distance de marche. Le probleme etait le vide entre « quelqu\'un a soumis notre formulaire » et « on a fait le suivi ». Les soumissions partaient par courriel. Si le courriel etait lu et signale, parfait. S\'il arrivait pendant une semaine chargee, il disparaissait dans la boite de reception. Aucun dossier. Aucun rappel. Aucune trace.

C\'est un probleme de flux de travail. Et les problemes de flux de travail ne se reglent pas avec plus de courriels.

Pourquoi pas juste HubSpot?

On a regarde. Tout le monde regarde. Voici ce qu\'on a trouve :

HubSpot gratuit donne un million de contacts et des transactions illimitees. Ca sonne bien jusqu\'a ce qu\'on realise qu\'on peut rien automatiser, qu\'on peut pas personnaliser les proprietes sans passer au plan Professionnel a 100 $/mois, et qu\'on peut pas creer d\'objets personnalises sans le plan Enterprise. Le plan gratuit, c\'est un aimant a prospects pour leur equipe de vente, pas un CRM pour la votre.

Pipedrive commence a 14 $/mois (facturation annuelle). Pour cinq prospects. Ca fait 168 $ par an pour suivre ce qu\'un tableur pourrait gerer. L\'outil est bon. Les maths, non.

Streak vit dans Gmail et coute rien pour les pipelines prives. Le hic : vos donnees vivent dans le nuage de Streak, attachees a votre compte Gmail, avec des options d\'exportation limitees. Vous louez un pipeline dans la boite de reception de quelqu\'un d\'autre.

Les options auto-hebergees comme SuiteCRM et EspoCRM sont des applications d\'entreprise completes. Installer, configurer, maintenir et securiser un CRM concu pour des equipes de 50 vendeurs, c\'est un autre type de surcharge que celle qu\'on essayait d\'eliminer.

Chaque option etait soit trop d\'outil, soit pas assez d\'outil au bon endroit. On avait besoin de cinq choses : capturer les soumissions dans une base de donnees, voir tous les prospects d\'un coup, suivre les etapes du pipeline, configurer des rappels de suivi, et supprimer les dossiers sur demande (la loi canadienne sur la vie privee l\'exige). Pas d\'automatisation de courriels, pas de gestionnaire de campagnes, pas de pointage de prospects. Juste les bases, bien construites.

Ce qu\'on a construit

Le systeme complet est passe de zero a deploye en une seule session de travail. Backend PHP avec MariaDB, meme stack que le reste de notre site. Pas de framework, pas de dependances, pas d\'etape de compilation pour le panneau d\'administration.

Voici ce que ca fait :

• Chaque soumission de formulaire s\'ecrit maintenant dans la base de donnees en plus d\'envoyer le courriel. Si le courriel se perd, le dossier du prospect est toujours la.
• Un panneau d\'administration montre tous les prospects dans un tableau triable et filtrable. Badges d\'etape, valeur du pipeline, prochaine date de suivi, recherche.
• Chaque prospect a une page de detail avec le message original, un fil d\'activite, des notes, la gestion des suivis et le suivi des etapes.
• Une API REST avec authentification par jeton, prete pour notre portail client (Daybook) quand le moment viendra.
• Conformite a la vie privee integree. Supprimer un prospect et tout part avec. Activite, suivis, tout. On a aussi ajoute une politique de confidentialite au site.

Les etapes du pipeline s\'alignent avec notre autre projet (Daybook, un portail client qu\'on construit separement). Quand on connectera les deux, la migration sera une seule requete de base de donnees. C\'est pas un hasard.

La question LPRPDE

Avant d\'ecrire une seule ligne de code, on a demande : quelles sont nos obligations legales pour stocker les coordonnees de clients au Canada? La reponse est simple mais souvent ignoree. La LPRPDE exige qu\'on collecte les donnees pour un objectif declare, qu\'on les garde seulement le temps necessaire, qu\'on laisse les gens voir ce qu\'on a sur eux, et qu\'on les supprime quand ils le demandent.

La plupart des petites entreprises n\'y pensent pas avant d\'y etre obligees. On a construit la fonction de suppression, la politique de retention des donnees et la page de confidentialite avant de construire le tableau de bord. Conformite d\'abord, fonctionnalites ensuite.

Ce que ca veut dire pour vous

On ne vous suggere pas de construire votre propre CRM. Si vous n\'etes pas developpeur, une construction sur mesure n\'est pas la bonne approche. Le plan gratuit de HubSpot convient a la plupart des petites entreprises. Airtable avec un modele de pipeline fonctionne. Un Google Sheet avec de la mise en forme conditionnelle fonctionne.

Le point, c\'est ceci : le meilleur outil de flux de travail est celui qui correspond a votre facon reelle de travailler. Pour nous, ca voulait dire 50 lignes de PHP greffees sur un formulaire de contact qu\'on avait deja, alimentant un panneau d\'administration qui montre exactement ce dont on a besoin et rien d\'autre. Pas d\'abonnement, pas de dependance a un fournisseur, pas de fonctionnalites qu\'on touchera jamais.

C\'est ca qu\'on veut dire par Automatisation intelligente. Pas plus de logiciels. Le bon logiciel, construit pour la facon dont votre entreprise fonctionne reellement. Si vous passez des heures chaque semaine sur des taches qui devraient prendre des minutes, c\'est un probleme qu\'on peut regler.

Vous voulez en parler? Ecrivez-nous. On va trouver ce dont vous avez vraiment besoin.